Personopplysninger vi samler inn og hvordan vi bruker dem

Orkla Revisjon er opptatt av å ivareta personvernet til våre kunder, samarbeidspartnere, ansatte og andre som er i kontakt med oss. Vi behandler personopplysninger på en trygg, ansvarlig og lovlig måte, i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Nedenfor beskriver vi hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor vi behandler dem, og hvordan vi sikrer at opplysningene blir ivaretatt.

Revisjonsoppdrag etter revisorloven

Når Orkla Revisjon gjennomfører revisjonsoppdrag eller bekrefter opplysninger overfor offentlige myndigheter, er vi pålagt å innhente tilstrekkelig og hensiktsmessig dokumentasjon i samsvar med revisorloven og god revisjonsskikk.

Denne dokumentasjonen danner grunnlaget for våre revisjonsberetninger, bekreftelser og øvrige uttalelser.

Oppdragsdokumentasjonen består hovedsakelig av virksomhetsrelaterte opplysninger, men kan også inneholde personopplysninger, blant annet:

• Navn, stilling og kontaktopplysninger til personer vi innhenter informasjon fra under oppdraget.

• Opplysninger om lønns- og arbeidsforhold for ansatte i virksomheter vi reviderer.

• Vurderinger av kompetanse, integritet og ansvarsområder hos personer med ansvar for regnskap, økonomistyring eller andre forhold som omfattes av revisjonen.

I enkelte tilfeller kan dokumentasjonen også inneholde opplysninger om straffbare forhold eller mulige lovovertredelser, dersom dette er relevant og nødvendig for gjennomføringen av oppdraget.

Behandlingen skjer for å oppfylle våre rettslige forpliktelser og utføre våre lovpålagte oppgaver som revisor.

Regnskapsføreroppdrag etter regnskapsførerloven

Dersom Orkla Revisjon utfører regnskapsføreroppdrag, skjer dette i samsvar med regnskapsførerloven, bokføringsregelverket, skattelovgivningen og kravene til god regnskapsføringsskikk.

Som en del av slike oppdrag kan vi behandle regnskapsmateriale som inneholder personopplysninger, eksempelvis informasjon om lønn, arbeidsforhold, utbetalinger og andre økonomiske forhold.

Behandlingen skjer innenfor rammene av det enkelte oppdraget og i samsvar med gjeldende lovgivning og eventuelle databehandleravtaler.

Rådgivning og andre oppdrag

I tillegg til lovpålagte revisjonsoppgaver kan Orkla Revisjon utføre andre tjenester, som rådgivning, attestasjoner, avtalte kontrollhandlinger, granskinger og øvrige oppdrag innen økonomi og virksomhetsstyring.

Ved slike oppdrag kan det være nødvendig å innhente og behandle personopplysninger for å gjennomføre arbeidet på en forsvarlig måte.

Vi begrenser innsamlingen til opplysninger som er relevante og nødvendige for det aktuelle oppdraget, og vurderer behandlingsgrunnlaget før opplysningene behandles.

Personopplysninger kan inngå i dokumentasjon som danner grunnlag for våre vurderinger, rapporter, anbefalinger og uttalelser.

Våre forpliktelser etter hvitvaskingsloven

Orkla Revisjon er underlagt hvitvaskingsloven og har derfor plikt til å gjennomføre nødvendige kundetiltak.

Dette innebærer blant annet at vi skal identifisere og kontrollere identiteten til personer som handler på vegne av våre kunder, samt identifisere reelle rettighetshavere.

I forbindelse med kundekontrollen kan vi registrere og behandle:

• Navn, fødselsdato og andre nødvendige identifikasjonsopplysninger.

• Informasjon om roller, eierskap og kontroll i virksomheten.

• Kopier eller annen dokumentasjon av legitimasjon som benyttes ved identitetskontroll.

• Andre opplysninger som er nødvendige for å oppfylle kravene i hvitvaskingsregelverket.

Vi har også plikt til å undersøke forhold som kan indikere hvitvasking eller terrorfinansiering.

Dersom det foreligger grunnlag for rapportering, er vi pålagt å sende melding til Økokrim. Slike meldinger kan inneholde personopplysninger om involverte personer.

Opplysninger knyttet til undersøkelser og rapportering behandles i samsvar med hvitvaskingslovens regler, herunder begrensninger i retten til innsyn.

Kundekontakt og markedsføring

For å kunne følge opp eksisterende kunder, tidligere kunder, samarbeidspartnere og potensielle kunder behandler Orkla Revisjon nødvendige kontaktopplysninger.

Dette kan omfatte:

• Navn og stillingsbetegnelse.

• Telefonnummer og e-postadresse.

• Virksomhetstilknytning.

• Relevant informasjon fra tidligere dialog og kundeforhold.

Opplysningene brukes til kundeadministrasjon, kommunikasjon, oppfølging av henvendelser og informasjon om våre tjenester.

Behandlingen kan være basert på vår berettigede interesse i å opprettholde gode kunderelasjoner, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Elektronisk markedsføring gjennomføres i samsvar med gjeldende regler, herunder krav til samtykke der dette er nødvendig.

Bruk av våre nettsider

Når du besøker Orkla Revisjons nettsider, kan det bli behandlet tekniske opplysninger om besøket ditt.

Nettsiden kan benytte informasjonskapsler (cookies) for å sikre nødvendig funksjonalitet, forbedre brukeropplevelsen og analysere hvordan nettsiden brukes.

Avhengig av hvilke løsninger som er aktivert, kan dette omfatte opplysninger om:

• Hvilke sider som besøkes.

• Tidspunkt og varighet for besøk.

• Nettleser, enhet og tekniske innstillinger.

• Andre opplysninger som er nødvendige for statistikk og forbedring av nettstedet.

Informasjonskapsler som ikke er strengt nødvendige for nettsidens funksjonalitet, benyttes kun når det foreligger gyldig samtykke.

Du kan administrere dine valg gjennom nettsidens løsning for informasjonskapsler.

Ansatte og jobbsøkere

Orkla Revisjon behandler personopplysninger om egne ansatte som en nødvendig del av arbeidsgiveransvaret.

Dette kan inkludere personalia, kontaktopplysninger, lønnsinformasjon, arbeidsavtaler, utdanning, kompetanse, evalueringer og opplysninger om nærmeste pårørende.

Behandlingen skjer blant annet for å oppfylle arbeidsavtaler, administrere arbeidsforhold og etterleve lovpålagte rapporteringsplikter overfor offentlige myndigheter, herunder Skatteetaten og NAV.

Relevante behandlingsgrunnlag er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b og c, og ved behov bestemmelsene om særlige kategorier personopplysninger.

Opplysningene oppbevares så lenge det er nødvendig for arbeidsforholdet og for å oppfylle lovpålagte forpliktelser. Opplysninger som inngår i oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, lagres i samsvar med bokføringsregelverket.

Jobbsøkere

Når du søker jobb hos Orkla Revisjon, behandler vi opplysningene du sender oss, eksempelvis CV, søknad, referanser og dokumentasjon på utdanning og arbeidserfaring.

Formålet er å vurdere kvalifikasjonene dine og gjennomføre en forsvarlig rekrutteringsprosess.

Behandlingen bygger normalt på personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, som gjelder tiltak før en eventuell arbeidsavtale inngås.

Opplysninger om søkere som ikke blir ansatt, slettes når de ikke lenger er nødvendige for rekrutteringsprosessen, med mindre videre oppbevaring har et gyldig behandlingsgrunnlag.

Informasjonssikkerhet, taushetsplikt og oppbevaring

Hvordan vi beskytter personopplysninger

Orkla Revisjon legger stor vekt på informasjonssikkerhet og konfidensialitet.

Vi benytter organisatoriske og tekniske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap, ødeleggelse og annen urettmessig behandling.

Tiltakene omfatter blant annet:

• Tilgangsstyring basert på arbeidsoppgaver og tjenstlige behov.

• Sikre løsninger for lagring og behandling av dokumentasjon.

• Kryptering og andre relevante sikkerhetstiltak ved elektronisk overføring av fortrolige opplysninger.

• Rutiner for sikker håndtering og oppbevaring av kundedokumentasjon.

• Løpende vurdering av risiko og informasjonssikkerhet.

Særlig beskyttelsesverdige opplysninger, herunder fødselsnummer, helseopplysninger og informasjon om straffbare forhold, håndteres med nødvendige sikkerhetstiltak.

Kunder kan kontakte oss dersom de ønsker nærmere informasjon om våre rutiner for informasjonssikkerhet.

Taushetsplikt

Orkla Revisjon er underlagt lovbestemt taushetsplikt.

Dette innebærer at opplysninger vi får kjennskap til gjennom våre oppdrag, behandles konfidensielt og ikke deles med uvedkommende.

Taushetsplikten gjelder både lovpålagte revisjonsoppdrag og andre tjenester vi utfører, innenfor rammene av gjeldende regelverk.

Det finnes enkelte lovbestemte unntak fra taushetsplikten, blant annet ved rapportering til offentlige myndigheter og ved lovpålagt tilsyn.

Oppbevaring og sletting

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å oppbevare dem etter lovgivningen.

For revisjonsoppdrag gjelder særskilte krav til oppbevaring av oppdragsdokumentasjon etter revisorloven og tilhørende forskrifter.

Dokumentasjon knyttet til kundetiltak og undersøkelser etter hvitvaskingsloven oppbevares som hovedregel i fem år etter at kundeforholdet er avsluttet eller transaksjonen er gjennomført, med mulighet for lengre oppbevaring der loven krever eller tillater dette.

Regnskapsmateriale oppbevares i samsvar med bokføringsregelverkets bestemmelser.

For øvrige oppdrag vurderer vi oppbevaringstiden ut fra oppdragets art, dokumentasjonsbehov, rettslige forpliktelser og eventuelle berettigede interesser.

Når det ikke lenger foreligger et gyldig grunnlag for oppbevaring, blir personopplysningene slettet eller anonymisert på en forsvarlig måte.

I enkelte tilfeller kan det være nødvendig å oppbevare dokumentasjon lenger for å ivareta rettslige krav, følge opp oppdrag eller forsvare oss mot eventuelle erstatningskrav.

Deling og overføring av personopplysninger

Lagring og behandling innenfor EØS

Orkla Revisjon tilstreber at personopplysninger behandles og lagres innenfor Norge eller Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS).

Dersom det er nødvendig å overføre personopplysninger til land utenfor EØS, sørger vi for at overføringen skjer i samsvar med personvernforordningens krav.

Dette kan blant annet innebære bruk av EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser, overføring til land med godkjent beskyttelsesnivå eller andre lovlige overføringsgrunnlag.

Ved behov gjennomfører vi ytterligere vurderinger og sikkerhetstiltak for å sikre et tilstrekkelig beskyttelsesnivå.

Deling av opplysninger som følge av lovpålagte plikter

Orkla Revisjon kan være forpliktet til å utlevere personopplysninger til offentlige myndigheter eller andre aktører når dette følger av lov.

Dette kan blant annet omfatte:

• Finanstilsynet: Ved tilsyn og kontroll av vår virksomhet.

• Kvalitetskontrollører: Når autoriserte eller lovlig utpekte kontrollører gjennomfører kvalitetskontroll av vårt arbeid.

• Økokrim: Ved lovpålagt rapportering av mistenkelige forhold etter hvitvaskingsloven.

• Politi og påtalemyndighet: Når det foreligger gyldig rettslig grunnlag for utlevering.

• Skattemyndighetene: Ved lovpålagte opplysningsplikter eller kontroll av virksomheter.

• Konkursbo og bobestyrere: Når lovgivningen pålegger oss å gi relevante opplysninger i forbindelse med konkurs eller gjeldsforhandlinger.

• Domstolene: Når vi har lovbestemt plikt til å forklare oss eller fremlegge dokumentasjon.

Utlevering skjer kun når det foreligger et gyldig rettslig grunnlag, og begrenses til opplysninger som er nødvendige for det aktuelle formålet.

Bruk av databehandlere

Orkla Revisjon benytter eksterne leverandører til drift, vedlikehold, lagring og administrasjon av våre IT-systemer og digitale tjenester.

Enkelte av disse leverandørene behandler personopplysninger på våre vegne.

Vi inngår databehandleravtaler med leverandører som opptrer som databehandlere for oss, i samsvar med personvernforordningen artikkel 28.

Avtalene stiller krav til informasjonssikkerhet, konfidensialitet og forsvarlig behandling av personopplysninger.

Vi følger opp våre leverandører for å sikre at personopplysninger behandles i samsvar med gjeldende lovgivning.

Dine rettigheter

Som registrert har du flere rettigheter etter personvernregelverket.

Du kan, innenfor rammene av gjeldende lovgivning:

• Be om innsyn i personopplysninger vi behandler om deg.

• Be om retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger.

• Be om sletting av personopplysninger når vilkårene for dette er oppfylt.

• Be om begrensning av behandlingen i bestemte tilfeller.

• Protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse.

• Be om å få utlevert opplysninger i et strukturert og maskinlesbart format der retten til dataportabilitet gjelder.

• Trekke tilbake samtykke dersom behandlingen er basert på samtykke.

Enkelte av rettighetene kan være begrenset som følge av våre lovpålagte plikter, herunder krav etter revisorloven og hvitvaskingsloven.

Vi vurderer alle henvendelser individuelt og svarer innen fristene som følger av personvernregelverket.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener at vår behandling av personopplysninger er i strid med gjeldende regelverk.

Mer informasjon finnes på www.datatilsynet.no.

Kontakt oss om personvern

Dersom du har spørsmål om hvordan Orkla Revisjon behandler personopplysninger, eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter, kan du kontakte oss.

Orkla Revisjon

E-post: [Sett inn e-postadresse]

Telefon: [Sett inn telefonnummer]

Adresse: [Sett inn besøksadresse]

Organisasjonsnummer: [Sett inn organisasjonsnummer]

Vi behandler alle personvernhenvendelser konfidensielt og i samsvar med gjeldende regelverk.

Endringer i personvernerklæringen

Orkla Revisjon kan oppdatere denne personvernerklæringen ved endringer i lovgivningen, våre tjenester eller måten vi behandler personopplysninger på.

Den til enhver tid gjeldende versjonen vil være tilgjengelig på våre nettsider.